Quanto costa un CRM su misura rispetto a uno in abbonamento: il conto su cinque anni

Quanto costa un CRM su misura dipende da quante aree di lavoro deve coprire, da quanti ruoli lo usano e da cosa deve collegare: nel mio listino parte da circa 4.000 € e sale verso i 10.000-20.000 € con integrazioni e app. Il confronto con un CRM in abbonamento va fatto su cinque anni, sommando canoni, utenti futuri e costi di uscita, e non sempre vince il su misura.

Un CRM in abbonamento non costa quanto il suo listino. Costa il listino moltiplicato per le persone che lo useranno fra tre anni, più il piano superiore che servirà quando vorrai una funzione in più, più le ore che il tuo team continuerà a passare su un foglio Excel accanto, per fare le cose che il pacchetto non prevede. Proprio per questo ho deciso di andare a scrivere il conto come lo faccio con i clienti, voce per voce, compresi i casi in cui ti dico di restare in abbonamento.

Perché confrontare listino e preventivo porta fuori strada

Secondo il rapporto ISTAT Imprese e ICT del 2025, soltanto il 21,1% delle PMI italiane (da 10 a 249 addetti) usa un CRM, contro il 56,5% delle grandi imprese. Di fatto, quasi otto piccole e medie imprese su dieci gestiscono clienti, richieste e trattative fra email, telefono, WhatsApp e un file condiviso, e quando decidono di uscirne si trovano davanti a due numeri che sembrano confrontabili e non lo sono.

Il primo è un canone mensile per utente, piccolo e rassicurante. Il secondo è un preventivo una tantum, più alto e che spaventa. Messi uno accanto all'altro, il canone vince sempre, dal momento che si confronta un mese con un investimento che dura anni. Il confronto onesto si fa sullo stesso orizzonte di tempo, e cinque anni è quello che uso io perché è più o meno la vita di un software prima che i processi dell'azienda cambino abbastanza da richiedere un ripensamento serio.

Quanto costa un CRM su misura: le voci del mio listino

Un CRM, dal punto di vista di chi lo costruisce, è un gestionale con un baricentro diverso: al centro non ci sono ordini e magazzino, ma clienti, richieste, trattative e attività da fare. Le cifre sono le stesse del calcolatore del preventivo per software su misura, dove puoi comporre la tua configurazione e vedere la stima voce per voce.

Un CRM di partenza con tre aree, due o tre ruoli e l'import dei contatti esistenti, sommando le voci del calcolatore, sta intorno ai 6.700 €. Il prezzo è fisso e non ci sono canoni per utente: il codice sorgente, la documentazione e gli accessi ai server sono intestati a te. Restano a parte server e manutenzione, che quantifico nel preventivo sul tuo caso, come ho spiegato nella guida su quanto costa un gestionale su misura.

Quanto costa un CRM in abbonamento in cinque anni

Il canone per utente è soltanto la prima riga. Nei progetti che seguo, quando ricostruiamo insieme al titolare la spesa reale di un CRM in abbonamento, le voci che emergono sono quasi sempre le stesse cinque, e la maggior parte non compare nella pagina dei prezzi del fornitore.

La prima è la crescita degli utenti: il conto va fatto sul numero di persone che useranno il sistema fra tre anni, non oggi, perché ogni nuovo commerciale o collaboratore aggiunge un canone. La seconda è il salto di piano, dal momento che le funzioni che servono a una PMI che cresce (automazioni, permessi per ruolo, report personalizzati) stanno spesso nei piani superiori, che si pagano su tutti gli utenti e non soltanto su chi le usa. La terza sono i componenti aggiuntivi e la configurazione iniziale, che molti fornitori fanno fare a partner a pagamento.

La quarta voce è la più invisibile, ed è quella che io chiamo il foglio parallelo: le ore che qualcuno continua a spendere su Excel per gestire quello che il pacchetto non prevede, come una regola di provvigione particolare o un tipo di cliente che non entra nei campi standard. La quinta, infine, è il costo di uscita, di cui parlo più avanti. Non metto cifre sui canoni dei singoli prodotti perché cambiano spesso e dipendono dal piano: quelle le prendi dal listino aggiornato del fornitore che stai valutando, e le inserisci nel conto che segue.

Il conto su cinque anni, voce per voce

Questa è la tabella che compilo con i clienti. A sinistra metti i numeri del CRM in abbonamento che stai valutando, a destra quelli del preventivo su misura, e il confronto si fa sui totali.

Da questa tabella si ricava il punto di pareggio. Prendi il costo dello sviluppo su misura, aggiungi server e manutenzione per cinque anni e dividi per sessanta: ottieni il canone mensile complessivo (tutti gli utenti, piano compreso) sopra il quale il su misura costa meno. Se il tuo abbonamento resta sotto quella soglia anche contando gli utenti futuri, l'abbonamento conviene, e te lo dico senza girarci intorno.

Quando conviene il CRM in abbonamento

Te lo dico da chi i CRM li costruisce: in molti casi il prodotto pronto è la scelta giusta. Conviene quando il tuo processo commerciale è quello classico (contatto, trattativa, preventivo, chiusura), quando gli utenti sono pochi e resteranno pochi, e quando ti servono funzioni che un prodotto maturo ha già, come l'invio di campagne email o un'app per il telefono pronta dal primo giorno.

Conviene anche quando in azienda non c'è nessuno che possa dedicare qualche ora all'analisi iniziale. Un CRM su misura si costruisce sulle tue regole, e le regole qualcuno deve raccontarle: se in questo momento non hai il tempo di farlo, un prodotto pronto adottato bene è meglio di un progetto su misura partito male.

Quando conviene il CRM su misura

Il su misura comincia a convenire quando si verificano due condizioni insieme. La prima è che il numero di utenti è destinato a crescere, perché è lì che il canone per utente pesa di più nel conto a cinque anni. La seconda è che il modo in cui lavori con i clienti non è quello previsto dal pacchetto: un poliambulatorio che segue pazienti con cicli di sedute e richiami, un'azienda di installazioni che deve legare ogni cliente a impianti, interventi e scadenze di manutenzione, uno studio che gestisce pratiche con documenti e passaggi interni.

In questi casi il CRM non è un archivio di contatti, è una parte dell'operatività, e deve parlare con il gestionale e con la fatturazione. Quando lavoro con una PMI in questa situazione, propongo quasi sempre lo sviluppo di un CRM su misura collegato al gestionale che usi già, lasciando contabilità e fatturazione dove stanno. Se quel gestionale non espone un'API (l'interfaccia che permette a due software di scambiarsi dati), le strade che restano le ho raccontate in come collegare l'AI al gestionale senza API, e valgono anche per un CRM.

Il quinto anno: cosa succede quando vuoi cambiare

L'ultima voce del conto è quella che quasi nessuno considera quando firma: cosa succede il giorno in cui vuoi andartene. Con un CRM in abbonamento i dati sono sui server del fornitore, e la qualità dell'esportazione (tutti i campi, lo storico delle attività, gli allegati) varia molto da un prodotto all'altro. Dal 12 settembre 2025 si applica il Data Act europeo, che fra le altre cose fissa un quadro di regole per il passaggio da un fornitore di servizi cloud a un altro: è un passo avanti, ma non sostituisce la verifica, prima di firmare, di cosa esce e in quale formato.

Con un CRM su misura il problema si pone in modo diverso, perché codice e database sono già tuoi. Il rischio, in quel caso, è restare legato allo sviluppatore, ed è per questo che consegno sempre documentazione tecnica e accessi intestati all'azienda. Se il tuo CRM oggi è un foglio Excel e vuoi capire da dove partire, ho scritto anche come si sostituisce Excel con un gestionale su misura senza fermare l'azienda.

Se hai già il listino del CRM in abbonamento che stai valutando e vuoi metterlo accanto a un numero vero, raccontami come lavorate dalla pagina contatti, dove puoi anche fissare una chiamata. Ti rispondo entro 24 ore lavorative e il preventivo fisso arriva entro 48 ore, con lo sviluppo separato da server e manutenzione, così il conto su cinque anni lo fai tu con tutte le voci in mano.

Domande frequenti

Quanto costa un CRM su misura per una piccola azienda?

Un CRM su misura per una piccola azienda parte da circa 4.000 € per due o tre aree di lavoro e un ruolo utente. Con due o tre ruoli e l'import dei contatti esistenti si arriva intorno ai 6.700 €, mentre con collegamento alla fatturazione, al sito e un'app per chi lavora fuori sede si sale verso i 10.000-20.000 €. Il prezzo è fisso, senza canoni per utente, e server e manutenzione sono voci separate.

Conviene un CRM su misura o uno in abbonamento?

Conviene l'abbonamento quando il processo commerciale è quello classico, gli utenti sono pochi e resteranno pochi. Conviene il su misura quando gli utenti cresceranno e il tuo modo di lavorare con i clienti non entra nei campi del pacchetto, per esempio con pratiche, impianti o cicli di sedute. Il confronto va fatto su cinque anni, con il punto di pareggio fra sviluppo più manutenzione e canone mensile complessivo.

Come si calcola il punto di pareggio fra CRM su misura e abbonamento?

Si somma il costo dello sviluppo su misura ai costi di server e manutenzione per cinque anni, e si divide per sessanta mesi. Il risultato è il canone mensile complessivo, calcolato su tutti gli utenti e sul piano che ti servirà, oltre il quale il su misura costa meno. Se il tuo abbonamento resta sotto quella soglia anche con gli utenti futuri, conviene restare in abbonamento.

Un CRM su misura ha costi mensili?

Sì, ma non sono canoni per utente. Le voci ricorrenti sono il server con i backup e la manutenzione, cioè aggiornamenti di sicurezza, monitoraggio e piccole modifiche quando i processi cambiano. Dopo la consegna c'è un periodo di assistenza inclusa per i malfunzionamenti, poi si sceglie fra un piano mensile e interventi a richiesta. Le cifre si scrivono nel preventivo sul caso specifico, separate dal costo dello sviluppo.

Posso portare i dati dal mio CRM attuale a uno su misura?

Sì, nella maggior parte dei casi. Quasi tutti i CRM in abbonamento esportano almeno contatti e aziende in un file leggibile, mentre lo storico delle attività e gli allegati dipendono dal prodotto. L'import dei dati esistenti è una voce del preventivo, perché i contatti vanno ripuliti dai doppioni e abbinati ai campi nuovi. Conviene guardare un estratto dell'esportazione già in fase di analisi, prima di firmare.